Recrutement

Description du poste

Missions principales

Dans le cadre des orientations définies par la direction et du projet artistique et culturel de la structure, il ou elle a pour missions principales de veiller au bon fonctionnement administratif, social, juridique et comptable de l’association, d’accompagner la stratégie de développement du Frac, d’assurer l’organisation du travail des équipes et de mettre en place les procédures et outils nécessaires au bon déroulement des activités.

Administration générale

• Participer au bon fonctionnement statutaire de l’association
• Préparer, suivre et assurer le secrétariat des instances statutaires de l’association
• Coordonner l’élaboration des contenus du rapport annuel d’activités
• Accompagner la rédaction du programme annuel d’activités
• Accompagner la mise en œuvre du projet artistique et culturel et de la CPO
• Structurer et organiser le travail interne lié à la relocalisation du Frac au sein de la PIC
• Assurer le lien avec les partenaires du projet PIC (architectes, programmistes, opérateurs, etc.)
• Accompagner la direction dans la gestion technique et la sécurité des bâtiments
• Veiller aux conditions d’accueil des publics en lien avec le pôle « habitants et projets »
• Participer à l’élaboration des conventions et contrats et en assurer la bonne exécution
• Coordonner et organiser le suivi informatique en lien avec un prestataire technique
• Coordonner la tenue et le suivi du planning annuel des activités dans et hors les murs
• Identifier les moyens et humains requis pour la mise en œuvre du programme d’activités
• Etablir et rédiger les procédures et processus organisationnels
• Mettre en place les outils collaboratifs et collectifs de travail (notamment numériques)
• Coordonner la gestion des droits d’auteurs et des déclarations à l’Urssaf du Limousin
• Encadrer et suivre la politique assurancielle de la structure
• Assurer une veille juridique dans les différents domaines des activités de l’association
• Participer ponctuellement aux réflexions et échanges interrégionaux (Platform, etc.)

Gestion des personnels et des ressources humaines

• Veiller à l’application de la convention collective et de la réglementation en vigueur
• Etablir les contrats de travail des salariés embauchés par la structure
• Encadrer et organiser le processus d’embauche (déclaration, registre, dossier individuel)
• Encadrer les formalités de sortie du personnel (attestation, certificat)
• Coordonner le suivi du temps de travail des personnels (horaires, congés, arrêts maladie, etc.)
• Superviser la paie mensuelle des personnels et contrôler les bulletins de paie
• Superviser les déclarations sociales mensuelles, trimestrielles, annuelles
• Produire les notes de services à l’attention du personnel (information, DUE, mise à jour, etc.)
• Encadrer la gestion des régimes complémentaires (santé, retraite, prévoyance, etc.)
• Assurer la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences dans la perspective du projet PIC
• Organiser les opérations de recrutement et la communication interne et externe
• Programmer et participer aux entretiens annuels et professionnels
• Etablir et coordonner le plan de développement des compétences de la structure
• Participer à l’élaboration du document unique et à sa mise à jour annuelle
• Assister la direction dans la mise en œuvre des conditions de travail et au sein du CSE

Budget et finances

• Elaborer le budget prévisionnel d’activités et d’investissement, sous l’autorité de la direction
• Construire les hypothèses budgétaires adaptées au projet PIC en activités et investissement
• Assurer le suivi et l’analyse des budgets d’activités et d’investissement
• Etablir les états financiers trimestriels de pilotage budgétaire
• Coordonner et assurer la fonction « achat » en lien avec l’ensemble des pôles de la structure
• Encadrer le suivi des ventes (facturation, suivi, relance, etc.)
• Encadrer le processus comptable analytique et préparer les états de fin d’année
• Assurer la gestion de trésorerie à travers l’élaboration d’un plan évolutif de trésorerie
• Assurer les relations avec la banque, l’expert-comptable et le commissaire aux comptes
• Elaborer les dossiers de demande de subventions auprès des partenaires publics et privés
• Gérer les relations administratives et techniques avec les financeurs de la structure

Description du profil recherché

Savoirs :
Connaissance des politiques culturelles notamment dans le champ des arts visuels
Connaissance du fonctionnement associatif dans le secteur culturel
Connaissance en comptabilité générale et gestion financière
Connaissance en gestion des ressources humaines et droit social
Connaissance des règles d’application des droits d’auteurs

Savoir-être :
Force de propositions et d’initiatives
Autonomie, aptitude à travailler en équipe et en partenariat
Qualités relationnelles et sens de la diplomatie
Sens de l’organisation (anticipation, respect des délais, fiabilité, etc.)
Capacité d’écoute et d’analyse, esprit de synthèse

Savoir-faire :
Méthodologie de projets et définition de process organisationnels
Maîtrise de la suite Office (notamment Word, Excel, Powerpoint)
Maîtrise des outils collaboratifs (Basecamp, Teams, Slack, Miro, Planner ou équivalent)
Maîtrise des logiciels de comptabilité (Cegid Loop ou équivalent)
Maîtrise des logiciels de paie (GHS ou équivalent)
Prise de parole en public et aisance rédactionnelle

Description de l’expérience recherchée

Niveau bac+5 minimum
Formation supérieure en gestion et en administration des institutions culturelles
Expérience souhaitée de 5 ans minimum

Date de prise de fonction

Dès que possible

Date limite de candidature

1er septembre 2024

Rémunération envisagée

Groupe I de la CCN ECLAT

Informations complémentaires / renseignements

Conditions d’emplois

Contrat à durée indéterminée
Rémunération : groupe I de la convention collective ECLAT
Temps de travail : forfait jour 207 jours + RTT

32 jours de congés payés ouvrés annuels
Prise en charge des titres restaurants à 60%
Prise en charge de la mutuelle à 80%
Télétravail envisageable (1 jour par semaine)
Activités sociales et culturelles gérées par le CSE
Pas de délai de carence en cas de maladie
Congé supplémentaire pour pathologie chronique

Déplacements professionnels réguliers en région
Travail occasionnel en soirées et week-ends
Permis B indispensable
Poste basé à Amiens

Modalités de candidature

Les candidat·es sont prié·es de faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation adressés à Monsieur Pascal NEVEUX, directeur du Frac Picardie par courriel à recrutement@frac-picardie.org

Calendrier

Date limite de candidature : 1er septembre 2024
Audition des candidat·es pré-sélectionné·es à Amiens : 11 septembre 2024
Prise de poste : dès que possible